Ce qui influence le succès d'une consultation en ligne : Quoi savoir!

Premièrement, pour définir le succès de votre consultation, il est primordial de définir un objectif à atteindre afin de pouvoir mesurer l’atteinte ou non de celui-ci. Cet exercice vous permettra, entre autres, de gérer les attentes des décideurs dans votre organisation:

• Doit-on s’attendre à doubler, tripler ou quintupler le nombre de participants habituels aux consultations? Par exemple, selon notre expérience, nos clients ont de 5 à 10 fois plus de participants en ligne que lorsqu’ils ont uniquement des rencontres en personne.
• Quel pourcentage total de la population participera? Ceci est rarement calculé puisqu’une consultation touche habituellement un segment de la population ou une portion du territoire, comme un quartier. Tenez-vous en à identifier un nombre idéal de participants.

Trois facteurs essentiels influencent le nombre de participants à une consultation en ligne : le sujet de votre consultation, la relation que vous entretenez avec votre communauté et les outils de communication que vous mettrez en place pour faire connaître votre consultation. Chacun de ces éléments est important pour vous aider à identifier vos objectifs de participation.

Attention! Votre objectif devrait être différent pour chacune de vos consultations.

Le sujet de votre consultation

C’est un fait: les sujets plus complexes ou stratégiques attirent moins de participants que les sujets qui touchent le quotidien. C’est aussi le cas en ligne! Une consultation à propos d’un plan stratégique ou d’un plan directeur, aura toujours moins de participants qu’une consultation à propos d’un parc, des plans d’eau ou d’un terrain vacant. Ce qui ne veut pas dire que le succès est moindre.

La controverse autour d’un sujet est un aussi élément important qui influencera le nombre de participants. Les sujets controversés, qui, souvent, ont une bonne couverture sur les médias sociaux, auront tendance à attirer plus de participants. 

Le sujet de votre consultation est un des facteurs les plus importants à considérer dans l’identification de votre objectif. C’est aussi un facteur variable d’une consultation à l’autre. 

La relation avec votre communauté

La relation que vous avez déjà avec votre communauté est un facteur qui influence le niveau de participation en ligne. En effet, si votre organisation consulte déjà régulièrement sa communauté, entretient plusieurs canaux de communication avec cette dernière et entretient une relation ouverte, les taux de participation en ligne seront meilleurs. Il est donc primordial de ne pas comparer votre nombre de participants avec, par exemple, une autre municipalité de même taille.

La relation avec la communauté peut aussi être différente d’un sujet à l’autre. Par exemple, si vous avez déjà des partenaires de la communauté pour un projet, ces derniers font partie de votre réseau et participeront à faire connaître votre consultation. 

L’atteinte de vos objectifs repose sur la relation entretenue avec votre communauté tout au long des années. Prenez ce facteur en compte dans la gestion de votre plateforme de participation en ligne et la définition de votre succès.

Les outils de communication

Un plan de communication, même simple, est nécessaire pour chacune de vos consultations puisque les outils à utiliser pour faire connaître votre consultation seront différents selon le public que vous tentez de rejoindre. Sans ce court document, vous risquez d’oublier certaines actions importantes et vous en ressentirez les impacts sur le nombre de participants.

Il existe de nombreuses façons pour faire connaître votre consultation. Les plateformes de médias sociaux telles que Facebook, Instagram, Tiktok, etc. sont presqu'un réflexe parce que la plateforme de participation est un outil technologique. Pensez aussi à intégrer:

• des campagnes de marketing par courriel (infolettre)
• des techniques publicitaires traditionnelles (pub dans les journaux, envois de dépliants par courrier)
• de l'affichage sur les lieux lorsque pertinent (panneaux d'affichage, drapeaux sur pied et affiches)

L'important est de trouver le ou les outils qui fonctionnent pour vous et avec lesquels vous pouvez rejoindre votre communauté. Un mixte de médias est souvent la clé de la réussite!